CONCEPTO 507833 DE 2020
(abril 13)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES
XXXXXXXXXXXXXXX
| REF: | SU COMUNICACIÓN CON EL ASUNTO: “CONSULTA. TEMA PROCEDENCIA DE REMESA ELECTRÓNICA”. CONDICIONES Y MEDIOS PARA LA EXPEDICIÓN DE PRUEBA DE ADMISIÓN |
La Comisión de Regulación de Comunicaciones (CRC) acusa recibo de su comunicación radicada bajo el número 2018300302, trasladada por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, a través de la cual solicita que se rinda concepto en cuanto a “si es procedente que la remesa se realice electrónicamente (a través de dispositivos) y se conserve bajo medios electrónicos garantizando en cualquier momento el suministro de una copia exacta a requerimiento de los usuarios del servicio o de las autoridades competentes”.
A efectos de lo anterior, la peticionaria se refiere a la respuesta brindada por esta Comisión a través del oficio identificado con el radicado de salida 2018510195, en relación con lo cual señala sobre el particular que “queda la incógnita sobre la procedencia del tema objeto de la consulta, dado a que la CRC, si bien se acoge a lo establecido en la ley 1369 de 2009, también deja la posibilidad de utilizar alternativas de instrumentalización, tales como la remesa electrónica.”
1. Alcance de la respuesta brindada a través de la comunicación con radicado 2018510195
En primer lugar y en relación con lo planteado frente a la comunicación con radicado 2018510195, es menester precisar que a través de esta respuesta la CRC absolvió los interrogantes planteados por la misma peticionaria sobre (i) la existencia o no de alguna prohibición para utilización de papel tipo tirilla en la impresión de las guías de envío de servicios postales y sobre si es procedente continuar con la utilización del mismo; también respecto a (ii) la posibilidad de conservar dichos documentos por medios electrónicos, así como (iii) los fundamentos de derecho y de hecho de la respuesta. Luego, si se tiene en cuenta el alcance de los interrogantes planteados, no es del todo precisa la afirmación según la cual la respuesta dada en aquella oportunidad, que si bien puede estar relacionada, se haya referido específicamente a la posibilidad de que una “remesa se realice electrónicamente (a través de dispositivos) y se conserve bajo medios electrónicos”, lo cual constituye un nuevo asunto de consulta.
Para concluir este punto, y en relación con lo manifestado sobre la respuesta dada por esta Comisión a través del radicado 2018510195 y la remisión a la Ley 527 de 1999[1], basta con recordar que en dicha respuesta se aludió a dicha norma para dar respuesta al interrogante puesto a nuestra consideración con ocasión de lo preguntado y en relación con las alternativas que ofrece el ordenamiento habida cuenta de las dificultades que planteadas como hipótesis sobre el uso de papel térmico, su durabilidad para efectos de la obligación de retención documental exigida por la Ley 1369 de 2009 en su Artículo 35 [2], y tan solo con el propósito de dar respuesta a los interrogantes antes referenciados.
2. Alcance del pronunciamiento solicitado
Efectuada la anterior aclaración, es pertinente mencionar que esta Comisión al rendir conceptos, lo hace de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 28 de la Ley 1755 del 2015 “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”. De este modo, el alcance del pronunciamiento solicitado tendrá los efectos que la normatividad le otorga a los conceptos rendidos por las autoridades administrativas, sobre lo que cabe recordar que en la medida en que los conceptos no pueden analizar situaciones de orden particular y concreto, los mismos deben hacer referencia de manera general y abstracta respecto de las materias sobre las que versa su consulta.
En consecuencia, y con el alcance dispuesto en el artículo 28 del CPACA antes referenciado procedemos a rendir concepto sobre el asunto planteado en su comunicación en los siguientes términos:
3. Respuesta al interrogante planteado
De acuerdo con lo planteado, en su comunicación se pregunta si es procedente que la remesa se realice electrónicamente (a través de dispositivos) y se conserve bajo medios electrónicos siempre que se garantice en cualquier momento el suministro de una copia exacta a requerimiento de los usuarios del servicio o de las autoridades competentes.
Al respecto, y si bien la noción de “remesa” a la cual hace referencia su interrogante es jurídicamente extraña al régimen postal en Colombia, del contexto de su comunicación es posible extraer que se está haciendo referencia al concepto de prueba de admisión del servicio postal, que a efectos regulatorios se encuentra definida como “[d]ocumento expedido y diligenciado por los operadores de Servicios Postales de Pago y de Mensajería Expresa, en el cual se hace constar la fecha, hora de imposición e identificación de quien impone un objeto o un giro postal”[3].
Para dar respuesta a su inquietud, resulta pertinente traer a colación el Artículo 5.4.3.4. de la Resolución CRC 5050 de 2016, que sustituyó parte del contenido cubierto por el Artículo 8 de la Resolución CRC 3095 de 2011 -derogado por la Resolución CRC 5588 de 2019[4]-, y sustituido en lo que corresponde a la prueba de admisión, por el siguiente texto:
“Artículo 5.4.3.4. Prueba de Admisión para Envíos Individuales del Servicio de Mensajería Expresa. En los envíos individuales, al momento de la admisión del objeto postal los operadores de Mensajería Expresa deberán diligenciar y expedir una prueba de admisión en medio electrónico o físico que será entregada al usuario impositor.
La prueba de admisión para el servicio de Mensajería Expresa deberá contener como mínimo la siguiente información relativa al objeto postal:
1. Datos del remitente: nombre o razón social, NIT o documento de identificación (tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería o pasaporte), dirección, número de teléfono fijo o móvil, correo electrónico, ciudad de origen y país.
2. Datos del destinatario: nombre o razón social, dirección, número de teléfono fijo o móvil, ciudad de destino y país.
3. Código Postal del lugar de entrega del objeto postal.
4. Descripción del contenido del envío.
5. Fecha y hora de admisión del objeto postal.
6. Peso real del envío.
7. Valor declarado del objeto postal
8. Valor asegurado del envío, cuando a ello hubiere lugar.
9. Identificador único del envío.
10. Datos del operador postal: Razón social, NIT, dirección y signo distintivo (logo), cuando a esto último hubiere lugar.
11. Información para rastreo: página web y número de teléfono para que el usuario consulte el estado del envío.
12. Información de los mecanismos dispuestos para la presentación de peticiones, quejas y recursos (número de teléfono, correo electrónico, página web, oficinas de atención, etc.).
13. Día en el cual se tiene programada la entrega al usuario destinatario.
14. Campo donde conste el medio elegido por el usuario impositor para recibir la prueba de admisión y la prueba de entrega: electrónico (correo electrónico, pagina web u otros) o físico.
PARÁGRAFO 1o. Los Operadores de Mensajería Expresa expedirán la cantidad de copias de la prueba de admisión que consideren necesarias para la prestación del servicio, sin perjuicio del cumplimiento de las demás disposiciones relativas a la prueba de admisión contenidas en el Capítulo 2 del Título II.
El operador deberá implementar los mecanismos necesarios para suministrar en cualquier momento una copia de la prueba de admisión, a requerimiento de los usuarios remitentes como destinatarios o de las autoridades competentes, bien sea a través de medios electrónicos o físicos.
PARÁGRAFO 2o. En el caso de la prestación del servicio de mensajería expresa de ámbito internacional saliente, la prueba de admisión para el usuario remitente podrá estar a su disposición en la página web del operador.”
De acuerdo con lo anterior, y a los efectos de lo preguntado, debe indicarse que la regulación estableció a cargo de los operadores de Mensajería Expresa obligaciones asociadas a esta modalidad de servicio postal relativas (i) al deber de diligenciamiento, expedición y entrega de una una prueba de admisión al usuario remitente al momento de la admisión del objeto postal; (ii) al deber de suministrarla, con posterioridad a dicho momento frente a remitentes, destinatarios o autoridades; (iii) a los medios permitidos para el suministro de dicha prueba de admisión; (iv) al deber de expedir copias de la prueba de admisión que se consideren necesarias, (v) así como a la obligación de implementar mecanismos para la puesta a disposición al usuario de las mismas en cualquier momento.
Ahora bien, en lo que respecta al parámetro (iii) antes mencionado es de indicar que la regulación exige respecto de los envíos individuales, al momento de la admisión del objeto postal el deber a cargo de los operadores de Mensajería Expresa de diligenciar y expedir una prueba de admisión que será entregada al usuario impositor, y expresamente indica que la expedición de dicho documento podrá realizarse en medio electrónico o físico.
En ese sentido, y acorde con lo preguntado debe indicarse que la norma regulatoria no definió un medio específico en cuanto al medio en el que se realizará el diligenciamiento o la expedición de la prueba de admisión o del tipo de dispositivos de captura empleados para tal efecto, no obstante, el operador postal con el medio o el mecanismo que elija para tal efecto deberá poder garantizar el cumplimiento de lo previsto en la regulación en cuanto a garantizar la disponibilidad “en cualquier momento” de la prueba de admisión para copias, en relación con lo cual la regulación también estableció una libertad de medios (electrónicos o físicos).
Dejando a salvo lo anterior, y frente a la pregunta puntual de la consulta que ahora nos plantea, resulta pertinente hacer referencia al principio de equivalencia funcional previsto en su Artículo 6 de la ya referida Ley 527 de 1999, en virtud del cual “[c]uando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que este contiene es accesible para su posterior consulta (...)", y que se materializa siempre y cuando se cumpla con los criterios de autenticidad, integridad y disponibilidad establecidos en los artículos 8 y 9 de la misma ley, así:
“ARTÍCULO 8°. Original. Cuando cualquier norma requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si:
a) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma;
b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede ser mostrada a la persona que se deba presentar.
Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que la información no sea presentada o conservada en su forma original."
ARTÍCULO 9°. Integridad de un mensaje de datos. Para efectos del artículo anterior, se considerará que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación. El grado de confiabilidad requerido, será determinado a la luz de los fines para los que se generó la información y de todas las circunstancias relevantes del caso".
De acuerdo con lo anterior estos postulados, la Ley dota a los mensajes de datos la misma validez jurídica con la que cuentan los mensajes expresados en medios físicos.
En los anteriores términos damos respuesta a su requerimiento y quedamos atentos a cualquier inquietud que surja al respecto.
Cordial Saludo,
MARIANA SARMIENTO ARGÜELLO
Coordinadora de Relacionamiento con Agentes
1. “por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.”
2. “ARTÍCULO 35. RETENCIÓN DOCUMENTAL. Las guías y documentos soporte de entrega, constancias de recibo y cualquier otro documento que utilicen los Operadores Postales para la prestación del servicio y que los mismos estimen pertinente su conservación, deberán guardarse por un periodo no menor a tres (3) años desde la fecha de expedición de los mismos, sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. Vencido el plazo anterior estos documentos podrán ser destruidos siempre que por cualquier medio técnico adecuado se garantice su reproducción exacta." (NFT)
Sobre el particular, en la respuesta 2018510195, se indicó lo siguiente “[d]e acuerdo con lo anterior, es claro que la Ley 1369 de 2009 estableció dentro de las obligaciones de retención documental un deber de conservación de tres (3) años contados desde la expedición de los documentos que empleen los operadores postales para la prestación del servicio (dentro de los que se encuentran las guías y documentos soporte de entrega a los que hacen referencia sus interrogantes), a lo que debe agregarse que la norma prescribe además que una vez destruidos tales documentos, los mismos deberán ser almacenados de modo que pueda hacerse una reproducción exacta de los mismos, una vez culminados el plazo mínimo de conservación establecido."
3. Resolución CRC 5050 de 2016, TÍTULO I, DEFINICIONES.
4. Corregida posteriormente por la Resolución 5821 de 2019.
