CIRCULAR EXTERNA 4 DE 2026
(julio 17)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO
| Para: | ENTIDADES PÚBLICAS DEL ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL USUARIAS DEL SISTEMA eKOGUI |
| De: | CESAR PALOMINO CORTÉS DIRECTOR GENERAL AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO |
| Asunto: | Fortalecimiento del seguimiento al registro oportuno de procesos y sentencias judiciales en el Sistema eKOGUI |
| Fecha: | 17 JUL 2026 |
De conformidad con lo establecido en el Decreto 1069 del 2015, modificado por el Decreto 104 del 2025, el Sistema Unico de Gestión e información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI constituye el único Sistema oficial para el registro y seguimiento de la actividad judicial, arbitral y extrajudicial del Estado, así como la fuente oficial de la información litigiosa y la base para su aprovechamiento estadístico y la toma de decisiones en el marco del Sistema cíe Defensa Jurídica del Estado. En concordancia con lo anterior, el artículo 2.2.3.4.1.10 del citado decreto establece que los abogados que actúan como apoderados de las entidades públicas deben actualizar en el Sistema eKOGUI las actuaciones, providencias y decisiones procesales dentro de los diez (10) días siguientes a su notificación.
La oportunidad en el registro y la actualización de la información litigiosa es indispensable para garantizar la calidad de la información oficial del Estado, gestionar adecuadamente los riesgos jurídicos y adoptar decisiones basadas en evidencia. El incumplimiento de estas obligaciones puede afectar el seguimiento institucional ae los litigios, la adecuada valoración del riesgo litigioso, la confiabilidad de la información utilizada para la formulación de políticas públicas, la rendición de cuentas y la elaboración de reportes dirigidos a los organismos de control y demás instancias competentes.
En este contexto, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado pone en funcionamiento el Tablero Estratégico de Seguimiento al Registro Oportuno de Procesos y Sentencias Judiciales, como instrumento para fortalecer la verificación institucional del cumplimiento de las obligaciones de registro de esta información en el Sistema eKOGUI.
El Tablero[1] permite identificar y monitorear las novedades asociadas a admisiones de procesos y sentencias judiciales, notificadas a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, que se encuentren pendientes de registro o actualización en el Sistema eKOGUI.
El Tablero Estratégico de Seguimiento al Registro Oportuno de Procesos y Sentencias Judiciales permite:
1. La identificación de los procesos judiciales notificados a partir del 16 de mayo de 2025 que se encuentren pendientes de registro en el Sistema eKOCUI.
2. La identificación de las sentencias judiciales notificadas a partir del 1 de enero de 2025 que se encuentren pendientes de registro en el Sistema eKOGUI.
3. La consulta de información desagregada por entidad, con el fin de facilitar la revisión, gestión y actualización de los registros pendientes en el Sistema eKOCUI.
4. Disponer de insumos para comunicaciones, alertas y reportes de seguimiento, como acciones de acompañamiento a la gestión de las entidades públicas usuarias del eKOCUI.
Los procesos judiciales admitidos y notificados a la Agencia que se visualizan en el Tablero corresponden a la misma información utilizada por la funcionalidad de apoyo al registro de procesos implementada en el Sistema eKOCUI, informada mediante la Circular Externa No. 09 del 28 de octubre de 2025. De esta manera, una vez identificado el proceso pendiente de registro, el abogado podrá ingresar el Código Único de Proceso (CUP) en el Sistema y revisar la información precargada para completar el registro, previa validación de los datos correspondientes.
En consecuencia, se solicita a las entidades públicas usuarias del Sistema eKOGUI consultar periódicamente el Tablero Estratégico de Seguimiento al Registro Oportuno de Procesos y Sentencias Judiciales como mecanismo de verificación del cumplimiento de las obligaciones de registro y actualización de la información litigiosa en el Sistema eKOGUI.
Para el cumplimiento de lo anterior, se recomienda que la consulta periódica del Tablero sea realizada por los usuarios con los roles de jefe jurídico y/o administrador y/o abogado de las entidades usuarias del Sistema eKOGUI, de acuerdo con la distribución interna de funciones, con el fin de verificar las novedades reportadas y adelantar oportunamente las acciones necesarias para el registro o actualización de la información en el Sistema.
Como precisión metodológica, se informa que la captura y el procesamiento de esta información se realizan mediante herramientas de inteligencia artificial. Por esta razón, los resultados pueden presentar omisiones o diferencias frente a la realidad litigiosa, por lo que deberán ser revisados y validados por las entidades antes de adoptar decisiones o adelantar las acciones correspondientes.
Esta herramienta estará disponible a partir del 21 de julio de 2026 en el micrositio del Sistema eKOGUI (ekogui.defensajuridica.gov.co) y su información sera actualizada con periodicidad diaria. De manera complementaria, la Dirección de Gestión de Información de la Agencia remitirá periódicamente información consolidada sobre las novedades litigiosas pendientes de registro, junto con el enlace de acceso al tablero a los roles de jefe jurídico, administrador y jefe de control interno de las entidades usuarias.
La adecuada y oportuna actualización de la información litigiosa constituye un elemento esencial para fortalecer la defensa jurídica del Estado, mejorar la gestión del riesgo jurídico y garantizar la confiabilidad de la información oficial.
Cordialmente,
CESAR PALOMINO CORTÉS
Director General
1. El Tablero Estratégico de Seguimiento al Registro Oportuno de Procesos y Sentencias Judiciales constituye una herramienta de apoyo para el seguimiento al cumplimiento de las obligaciones de registro y actualización de la información litigiosa en el Sistema eKOGUI. En consecuencia, su utilización no sustituye el deber que tienen las entidades públicas y sus apoderados de registrar y actualizar oportunamente la información en el Sistema, conforme a lo previsto en el artículo 2.2.3.4.1.10 del Decreto 1069 de 2015, modificado por el Decreto 104 de 2025, ni reemplaza los mecanismos de control interno que cada entidad deba implementar para garantizar el cumplimiento de dichas obligaciones.
