CIRCULAR EXTERNA 002 DE 2026
(mayo 5)
Diario Oficial No. 53.484 de 8 de mayo de 2026
AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA COLOMBIA COMPRA EFICIENTE
Bogotá, D. C., 5 de mayo de 2026
| Para: | Las entidades del Estado, sin distinción de su régimen contractual aplicable |
Asunto: | Obligatoriedad de reportar declaratoria de caducidad, multas, sanciones, declaratorias de incumplimiento, inhabilidades y sentencias condenatorias impuestas a los contratistas del Estado ante las Cámaras de Comercio, Procuraduría General de la Nación y en el SECOP |
La Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–, actuando como ente rector de la compra y la contratación pública en el Estado Colombiano, en ejercicio de las funciones conferidas por los numerales 2 y 5 del artículo 3o del Decreto número 4170 de 2011(1), es competente para desarrollar e impulsar políticas públicas, programas, herramientas y normas orientadas a la organización y articulación de los partícipes en los procesos de compras y contratación pública, así como para expedir circulares externas en la misma materia, que coadyuven en la correcta implementación normativa que regula el Sistema de Compras y Contratación Pública.
Con fundamento en dichas facultades, se expide la presente circular externa que recuerda la obligatoriedad de reportar declaratoria de caducidad, multas, sanciones, declaratorias de incumplimiento, inhabilidades y sentencias condenatorias impuestas a los contratistas del Estado ante las Cámaras de Comercio, la Procuraduría General de la Nación y el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP II–. A continuación, se establecen los lineamientos generales que conforme al ordenamiento jurídico deben seguir las entidades y determinados servidores públicos para el cumplimiento de este deber:
1. Normatividad que impone obligación a las Entidades del Estado el deber de reportar información sobre los actos administrativos que declaren incumplimientos, caducidad, impongan multas, sanciones o generen inhabilidades en las relaciones contractuales con el Estado
Existen distintas normas relativas a la obligatoriedad por parte de las Entidades del Estado sometidas al EGCAP y regímenes contractuales especiales de reportar los actos administrativos que declaren incumplimientos, caducidad e impongan multas, sanciones, o generen inhabilidades a los contratistas o proveedores.
En efecto el Artículo 31 de la Ley 80 de 1993(2) establece que las Entidad Estatales tienen la obligación de:
1. Publicar en el SECOP la parte resolutiva de los actos que declaren caducidad, impongan multas, sanciones o declaren el incumplimiento, una vez ejecutoriado.
2. Comunicar los actos que declaren caducidad, impongan multas, sanciones o declaren el incumplimiento, una vez ejecutoriado, a la Cámara de Comercio.
3. Comunicar los actos que declaren caducidad, impongan multas, sanciones o declaren el incumplimiento, una vez ejecutoriado, a la Procuraduría General de la Nación.
Lo anterior guarda relación de identidad con lo previsto en el artículo 6o numeral 6.2. de la Ley 1150 de 2007, que determina la obligación de las Entidades Estatales de reportar a la Cámara de Comercio la información relacionada con los contratos, su cuantía, cumplimiento, así como las multas y sanciones impuestas en desarrollo de los mismos(3).
Esta norma pretende poner en conocimiento de todos los participantes del sistema de compras públicas la información de sanciones y multas impuestas a los inscritos en el RUP, como una forma de ejercer control a la ejecución de los contratos suscritos por las entidades estatales(4).
Las normas referidas constituyen un desarrollo material de los principios aplicables a las actuaciones contractuales previstos en los términos de los artículos 23 y 24 del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública(5), concretamente el principio de transparencia que guarda estrecha relación con el principio de publicidad, el cual rige el ejercicio de la función administrativa a la luz del Artículo 209 de la Constitución Política. Ambos principios buscan garantizar el acceso a la información de la contratación estatal, así como la posibilidad de ejercer control sobre las actuaciones de la administración y de los particulares que intervienen en ella.
En la misma línea, en respeto de los principios enunciados, el Artículo 2.2.1.1.1.5.7 (6) del Decreto número 1082 de 2015 determina que las EntiEstatales tienen la obligación de remitir mensualmente a las Cámaras de Comercio de su domicilio, copia de los actos administrativos en firme que hayan impuesto multas, sanciones e inhabilidades resultantes de los contratos estatales. Para ello, las Cámaras de Comercio deben tener un mecanismo electrónico para recibir dicha información. Por su parte, el registro de las sanciones e inhabilidades debe permanecer en el certificado del RUP por el término de la sanción o de la inhabilidad. La información relativa a multas debe permanecer en el certificado del RUP por un año, contado a partir de la publicación de la misma.
De acuerdo con lo expuesto, es obligación de las Entidades del Estado sometidas al EGCAP reportar:
- Ante las Cámaras de Comercio: los actos ejecutoriados o en firme en que se haya declarado la caducidad o se hayan impuesto multas, sanciones, declaratorias de incumplimiento, así como las inhabilidades resultantes de los contratistas inscritos.
- Ante la Procuraduría General de la Nación: los actos ejecutoriados o en firme en que se haya declarado la caducidad o de hayan impuesto multas, sanciones, así como la declaratoria de incumplimiento de los contratistas.
- En el SECOP: la parte resolutiva de los actos que declaren la caducidad, impongan multas, sanciones o declaren el incumplimiento, una vez ejecutoriados.
Por regla general las entidades de régimen especial no están sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, en razón a que sus procedimientos contractuales se ciñen a las normas propias de su creación, y a sus manuales de contratación bajo lo normado por derecho privado. Lo que determinaba la imposibilidad que apliquen las denominadas cláusulas excepcionales.
Pero la regla general referida presenta excepciones, pues una entidad sujeta a régimen especial puede aplicar cláusulas excepcionales, en los siguientes casos, según se expuso en el concepto C-332 de 2025, que determinó estos eventos:
a) Cuando la norma de creación de la entidad estableció el uso de estas cláusulas.
b) Cuando se pactan cláusulas excepcionales en los actos contractuales celebrados, que habilitan su aplicación bajo el principio de la autonomía de la voluntad.
Así mismo se recuerda que las entidades de régimen especial tienen bajo su responsabilidad la obligación de la dirección general del contrato y el ejercicio propio de la vigilancia y control del objeto contratado para el cumplimiento de los fines del Estado(7), independientemente del régimen de contratación que las gobierna. En ese escenario, bajo el ejercicio de la facultad contractual de imposición de multas(8) y sanciones(9) acordadas entre contratistas y entidades con régimen de contratación especial, para procurar el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, precisamente cuando advierta su incumplimiento.
De otra parte, las entidades estatales que tienen un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, no se encuentran exentas de dar cumplimiento en ejercicio de su actuación contractual, a lo ordenado en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, que impone la aplicación de los principios de la función administrativa(10), de la gestión fiscal y de las reglas del régimen de inhabilidades e incompatibilidades. De igual manera tiene deber de publicar los documentos relacionados con su actividad contractual en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP II– o la plataforma transaccional que haga sus veces, sin perjuicio de las demás reglas que les apliquen.
Por lo anterior, la "Guía para la Gestión Contractual de Entidades Estatales con Régimen Especial"(11), expedida por la Agencia Nacional de Contratación Pública, resalta que dentro de las obligaciones que rigen su actividad contractual, se incluye la obligación de reportar sanciones, multas, inhabilidades e incompatibilidades.
2. Obligación general de todo servidor público de reportar información a la Procuraduría General de la Nación
El numeral 43 del artículo 38 de la Ley 1952 de 2019 establece que es un deber de todo servidor público enviar a la Procuraduría General de la Nación dentro de los cinco (5) días siguientes a la ejecutoria del fallo judicial, administrativo o fiscal, la información que están obligados a remitir sobre:
i) Las sanciones penales y disciplinarias impuestas, y
ii) Las causas de inhabilidad que se deriven de: a) las relaciones contractuales con el Estado, b) los fallos con responsabilidad fiscal, c) las declaraciones de pérdida de investidura y d) las condenas proferidas en ejercicio de la acción de repetición o del llamamiento en garantía.
En línea con lo anterior, el artículo 238 de la Ley 1952 de 2019 dispone que las sanciones penales y disciplinarias, las inhabilidades derivadas de relaciones contractuales con el Estado, fallos con responsabilidad fiscal, decisiones de pérdida de investidura y condenas en acción de repetición deberán ser registradas en la División de Registro y Control y Correspondencia de la Procuraduría General de la Nación (sistema SIRI), para efectos de la expedición del certificado de antecedentes. En efecto, el funcionario competente para adoptar la decisión debe comunicar su contenido al Procurador General en el formato diseñado para el efecto, una vez quede en firme la providencia o acto administrativo.
En efecto, la Resolución número 461 de 2016 de la Procuraduría General de la Nación señala que serán objeto de registro:1) Sanciones disciplinarias, que incluyen la pérdida de investidura, la exclusión y suspensión del ejercicio de profesiones liberales; 2) las sanciones penales, que incluyen la acumulación de penas; 3) los fallos con responsabilidad fiscal, incluyendo la acción de repetición; y 4) las inhabilidades que se deriven de las relaciones contractuales con el Estado(12).
Se deriva de lo anterior que los servidores públicos del Estado colombiano tienen la obligación de reportar, dentro de los cinco (5) días siguientes a la ejecutoria, la Procuraduría General de la Nación los fallos judiciales, administrativos y fiscales referidos a las sanciones penales y disciplinarias impuestas, y las causas de inhabilidad derivadas de, entre otras, las relaciones contractuales del Estado(13). En particular, son responsables de reportar la información respecto de las inhabilidades en materia de contratación estatal:
- El Secretario de la Sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado,
- Los Secretarios de los Tribunales de lo Contencioso Administrativo,
- Los Directores o jefes de Registro de las Cámaras de Comercio, y
- Los Representantes Legales o Secretarios Generales de las Entidades del Estado de todos los niveles.
3. Importancia del cumplimiento de la obligación de reportar información a la Procuraduría General de la Nación en la lucha contra la corrupción en la contratación estatal
De conformidad con lo expuesto, los servidores públicos tienen la obligación de reportar a la Procuraduría General de la Nación información respecto de los "fallos judiciales, administrativos o fiscales" mediante los cuales se impongan penas o sanciones relacionadas con las conductas establecidas en literal j) del numeral 1 del artículo 8o de la Ley 80 de 1993.
La causal del referido literal consagra que son inhábiles para contratar con el Estado:
i) Las personas naturales que hayan sido a) declaradas responsables judicialmente por la comisión de delitos contra la Administración Pública; o b) de cualquiera de los delitos o faltas contempladas por la Ley 1474 de 2011 y sus normas modificatorias; c) o de cualquiera de las conductas delictivas contempladas por las convenciones o tratados de lucha contra la corrupción suscritos y ratificados por Colombia, lo cual incluye la "Convención para combatir el cohecho de servidores públicos extranjeros en transacciones comerciales internacionales" de la OCDE de la cual es parte el Estado colombiano.
ii) Las personas jurídicas que hayan sido declaradas responsables administrativamente por la conducta de soborno transnacional.
iii) Esta inhabilidad se extiende más allá de la persona directamente responsable, incluye también: a) a las sociedades en las que estas personas participen en calidad de administradores, representantes legales, miembros de junta directiva o socios controlantes; b) se extiende a sus matrices, subordinadas y grupos empresariales a los que pertenezcan cuando la conducta delictiva haya sido parte de una política del grupo; y c) a las sucursales de sociedades extranjeras, con excepción de las sociedades anónimas abiertas.
iv) Las personas jurídicas sobre las cuales se haya ordenado la suspensión de la personería jurídica en los términos de ley, o cuyos representantes legales, administradores de hecho o de derecho, miembros de junta directiva o sus socios controlantes, sus matrices, subordinadas y/o las sucursales de sociedades extranjeras, hayan sido beneficiados con la aplicación de un principio de oportunidad por cualquier delito contra la Administración pública o el patrimonio del Estado.
En este contexto, la plena efectividad de esta inhabilidad y su finalidad en la lucha contra la corrupción en la contratación pública está condicionada a los servidores públicos envíen la información correspondiente de manera oportuna a la Procuraduría General de la Nación, en cumplimiento del deber que les impone la Ley 1952 de 2019.
4. Responsabilidad disciplinaria de los servidores públicos por el incumplimiento del deber de reportar información sobre las inhabilidades derivadas en las relaciones contractuales con el Estado
La omisión por parte de los servidores públicos de la obligación de reportar ante la Procuraduría General de la Nación genera causal de mala conducta, según las voces del Artículo 6o de la Ley 1150 de 2007. Lo anterior, por cuanto es un desconocimiento de la ley que impone un deber.
Por su parte, la Ley 1952 de 2019 – Código General Disciplinario contempla como falta disciplinaria, si el servidor público incumple su deber en inobservancia de las normas relativas al registro de las sanciones, multas, caducidad, declaratoria de incumplimiento, o inhabilidades de los contratistas del Estado.
5. Portales mediante los cuales deberá reportarse información sobre las inhabilidades en las relaciones contractuales con el Estado
La Resolución número 143 del 27 de mayo de 2002(14) expedida por la Procuraduría General de la Nación creó el sistema de información de registro de sanciones y causas de inhabilidad (SIRI), a través del cual los servidores enlistados en el artículo 13, deberán reportar la información que deben registrarse en dicho sistema(15).
Por su parte, en el SECOP, los servidores públicos deberán publicar la parte resolutiva del acto ejecutoriado que declaró caducidad, impongan multas, sanciones o declaren el incumplimiento. En el link Incumplimientos – SECOP II – ANCP Colombia Compra Eficiente se vislumbra el paso a paso para dicha actuación.
En cuanto al reporte que debe efectuarse ante las Cámaras de Comercio, la Circular Externa 02 Única de la Superintendencia de Industria y Comercio del 31 de enero de 2014(16), define que la aplicación será aquella dispuesta por la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio en cumplimiento de la normatividad vigente que rige el Registro Único Empresarial y Social (RUES).
De acuerdo con lo anterior, las Entidades del Estado deberán solicitar a la Cámara de Comercio que tenga jurisdicción sobre su domicilio, la asignación de usuario y contraseña para realizar el reporte de contratos, multas, sanciones e inhabilidades de los contratistas, a través del aplicativo dispuesto para estos fines por la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio (Confecámaras).
Atentamente,
El Director General,
Cristóbal Padilla Tejeda,
Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente.
NOTAS AL FINAL:
1. Artículo 3. Funciones. La Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–ejercerá las siguientes funciones:
[…]
2. Desarrollar, implementar y difundir las políticas públicas, planes, programas, normas, instrumentos y herramientas que faciliten las compras y contratación pública del Estado y promuevan las mejores prácticas, la eficiencia, transparencia y competitividad del mismo, a fin de que se cumplan los principios y procesos generales que deben gobernar la actividad contractual de las entidades públicas.
[…]
5. Absolver consultas sobre la aplicación de normas de carácter general y expedir circulares externas en materia de compras y contratación pública.
2. ARTÍCULO 31.- De la Publicación de los Actos y Sentencias Sancionatorias. Modificado por el art. 218, Decreto Nacional 019 de 2012. La parte resolutiva de los actos que declaren la caducidad, impongan multas, sanciones o declaren el incumplimiento, una vez ejecutoriados, se publicarán en el SECOP y se comunicarán a la cámara de comercio en que se encuentre inscrito el contratista respectivo. También se comunicarán a la Procuraduría General de la Nación."
3. En lo pertinente, la norma dispone que "Las entidades estatales enviarán mensualmente a la Cámara de Comercio de su domicilio, la información concerniente a los contratos, su cuantía, cumplimiento, multas y sanciones relacionadas con los contratos que hayan sido adjudicados, los que se encuentren en ejecución y los ejecutados.
Las condiciones de remisión de la información y los plazos de permanencia de la misma en el registro serán señalados por el Gobierno nacional.
El servidor público encargado de remitir la información, que incumpla esta obligación incurrirá en causal de mala conducta".
4. Ley 80 de 1993: "Artículo 31. De la publicación de los actos y sentencias sancionatorias. <Artículo modificado por el artículo 218 del Decreto número 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> La parte resolutiva de los actos que declaren la caducidad, impongan multas, sanciones o declaren el incumplimiento, una vez ejecutoriados, se publicarán en el SECOP y se comunicarán a la cámara de comercio en que se encuentre inscrito el contratista respectivo. También se comunicarán a la Procuraduría General de la Nación".
5. Ley 80 de 1993: "Artículo 23. De los principios en las actuaciones contractuales de las entidades estatales. Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa. Igualmente, se aplicarán en las mismas las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo".
6. Artículo 2.2.1.1.1.5.7. Información de multas, sanciones, inhabilidades y actividad contractual. Las Entidades Estatales deben enviar mensualmente a las cámaras de comercio de su domicilio, copia de los actos administrativos en firme, por medio de los cuales impusieron multas y sanciones y de las inhabilidades resultantes de los contratos que hayan suscrito, y de la información de los Procesos de Contratación en los términos del artículo 6o de la Ley 1150 de 2007. Para el efecto las cámaras de comercio pueden establecer mecanismos electrónicos para recibir la información mencionada. El registro de las sanciones e inhabilidades debe permanecer en el certificado del RUP por el término de la sanción o de la inhabilidad. La información relativa a multas debe permanecer en el certificado del RUP por un año, contado a partir de la publicación de la misma.
Las cámaras de comercio deben tener un mecanismo de interoperabilidad con el SECOP para el registro de la información de que trata el presente artículo.
7. Constitución Política artículo 209; Ley 80 de 1993. Artículo 3o, 4o numeral 1, 4, 5, 8, 9; artículo 26;
Ley 1474 de 2011 artículos 83 y 84.
8. Consejo de Estado. Sala de Consulta y Servicio Civil. Concepto del 26 de julio de 2016. Radicado 2257. C.P: Álvaro Namén Vargas. "(…) las multas son medidas sancionatorias de carácter económico o de tipo pecuniario que se imponen al contratista con la finalidad de constreñirlo, presionarlo o apremiarlo, en forma legítima, para que cumpla el contrato, cuando quiera que se observe que no se encuentra oportuno o al día en el desarrollo las obligaciones a su cargo y, por ende, esté en mora o retardo conforme a los plazos convenidos o en incumplimiento parcial. No tienen por objeto indemnizar o reparar con su imposición un daño, razón por la cual para su aplicación no se exige la demostración del mismo, sino simplemente se trata de un mecanismo coercitivo ante la tardanza o el incumplimiento parcial del contratista, para compelerlo a que se ponga al día en sus obligaciones y obtener así en oportunidad debida el objeto contractual, pues las reglas de la experiencia indican que al ejercerse este medio de presión se le incita al cumplimiento por temor a la multa, de tal manera que adecuará su conducta a los términos del contrato para evitar que en lo sucesivo ello vuelva a ocurrir por resultarle harto gravosa".
9. Entre ellas se encuentra la cláusula penal definida como "un cálculo anticipado de perjuicios que hacen las partes por el incumplimiento del contrato (art. 1600 CC); pactada la cláusula penal no es necesario acreditar dichos perjuicios por parte del acreedor, por lo que solo deberá probarse la infracción a las obligaciones contractuales por el deudor (art. 1599 C.C), sin perjuicio del derecho a la proporcionalidad en su imposición, según el cual la pena es susceptible de reducción cuando el incumplimiento de la obligación por el deudor resulta parcial y así lo ha aceptado el acreedor (artículos 1596 C.C. y 867 C. Co.). Consejo de Estado. Sala de Consulta y Servicio Civil. Concepto del 26 de julio de 2016. Radicado 2257. C.P: Álvaro Namén Vargas.
10. Constitución Política. Artículo 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
11. Disponible en: https://www.colombiacompra.gov.co/wp-content/uploads/2025/09/Guia-para-la-gestion-contractual-de-Entidades-Estatales-con-Regimen-Especial-VF-2-1.pdf
12. Disponible para consulta en: https://apps.procuraduria.gov.co/relatoria/media/file/flas_ juridico/1510_PGN-R-461-16.pdf#:~:text=%22Por%20medio%20de%20la%20cual%20se%20 modifica,sistema%20de%20informaci% C3%B3n%20de%20registro%20de%20sanciones
13. Ibidem.
14. Disponible en: Resolución número 143 de 2002 Procuraduría General de la Nación.
15. Resolución número 143 del 27 de mayo de 2002: "Artículo 13. Responsables. Son responsables de reportar la información que debe registrarse en el sistema SIRI: (…) 3. Respecto de inhabilidades en materia de contratación: El Secretario de la Sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado; los Secretarios de los Tribunales de lo Contencioso Administrativo; los Directores o jefes de Registro de las Cámaras de Comercio, y los Representantes Legales o Secretarios Generales de las Entidades del Estado de todos los niveles, en el Formulario número 003 REGISTRO DE INHABILIDADES DERIVADAS DE LAS RELACIONES CONTRACTUALES CON EL ESTADO".
16. Disponible en: CIRCULAR EXTERNA 2 - Colombia | SUIN Juriscol
