CIRCULAR EXTERNA 01 DE 2026
(junio 16)
Diario Oficial No. 53.525 de 17 de junio de 2026
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
Lineamientos sobre preservación, protección y confidencialidad de la información
| PARA: | Ministerios, Departamentos Administrativos, Entidades Descentralizadas |
| DE: | Directora del Departamento Administrativo de Presidencia de la República/ Secretaría General |
En mi calidad de Directora/Secretaria General del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, y en ejercicio de las funciones previstas en el artículo 19 del Decreto número 2467 de 2025, en especial las relativas a formular y adoptar las políticas generales del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, fijar lineamientos de dirección y control, e impartir lineamientos y coordinar con los Ministros y Directores de Departamento Administrativo la gestión de las prioridades gubernamentales, me permito recordar a todos los servidores públicos y contratistas de las entidades que integran la Rama Ejecutiva del Orden Nacional que una de sus Obligaciones Esenciales es la preservación, protección y confidencialidad de la información a la cual tengan acceso con ocasión del ejercicio de sus funciones, obligaciones contractuales o actividades a su cargo
Esta obligación surge del deber del Estado de garantizar la protección de los derechos fundamentales de todas las personas, en particular aquellos consagrados en el artículo 15 de la Constitución Política, relativos a la intimidad personal y familiar, el buen nombre y la facultad de conocer, actualizar y rectificar la información que sobre ellas repose en bancos de datos y archivos de entidades públicas y privadas. De igual forma, encuentra sustento en el artículo 20 de la Constitución Política, que garantiza a toda persona el derecho a informar y recibir información veraz e imparcial
En concordancia con lo anterior, la Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, establece la obligación de los sujetos obligados de garantizar la protección, disponibilidad, integridad y seguridad de la información pública, así como de aplicar los criterios de reserva o clasificación cuando así lo determine la ley, en el marco de mecanismos de gestión y gobernanza que aseguren su adecuado tratamiento y preservación
En igual sentido, el Capítulo I del Decreto número 103 de 2015, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones, dispone que la información pública que contiene datos semi privados o privados solo podrá divulgarse conforme a las reglas previstas en el régimen general de protección de datos. Por tanto, los sujetos obligados no podrán permitir el acceso a datos personales sin autorización del titular de la información. Obligación que fue fortalecida por intermedio de la Ley 2195 de 2022 (Ley de Transparencia, Prevención y Lucha contra la Corrupción), que refuerza la obligación de las entidades de implementar estándares de integridad y debida diligencia en el manejo de la información pública.
En igual sentido, el capítulo I del Decreto número 103 de 2015, mediante el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014, dispone que la información pública que contenga datos semiprivados o privados solo podrá ser divulgada conforme a las reglas previstas en el régimen general de protección de datos personales. En consecuencia, los sujetos obligados deberán abstenerse de permitir el acceso, uso o divulgación de datos personales sin la autorización previa, expresa e informada de su titular, salvo las excepciones previstas en la ley. Este deber fue fortalecido por intermedio de la Ley 2195 de 2022 (Ley de Transparencia, Prevención y Lucha contra la Corrupción), que refuerza la obligación de las entidades de implementar estándares de integridad y debida diligencia en el manejo de la información pública.
En ese contexto, desde el inicio de la vinculación laboral o contractual con las entidades que integran la Rama Ejecutiva del orden nacional, se adquieren deberes específicos relacionados con la protección, reserva y confidencialidad de la información a la que se tenga acceso en ejercicio de las funciones, obligaciones contractuales o actividades asignadas, especialmente cuando esta contenga información sensible o datos personales de ciudadanos, servidores públicos o contratistas. Entre dichos deberes sobresalen los siguientes:
1. Actuar con diligencia y responsabilidad para preservar la integridad, disponibilidad, confidencialidad y seguridad de la información a la que tenga acceso con ocasión de su vinculación laboral o contractual, o en desarrollo de las funciones y actividades asignadas.
2. Abstenerse de extraer, consultar, copiar, modificar, eliminar o divulgar información clasificada como Información Pública Reservada o Información Pública Clasificada, ni permitir que terceros lo hagan, en contravención de la ley o en perjuicio de la entidad pública.
3. Guardar la reserva y confidencialidad de la información a la que tenga acceso, conforme a su clasificación y de acuerdo con la legislación vigente en Colombia.
4. Abstenerse de utilizar la información de la entidad en beneficio propio o de terceros, o para fines distintos a aquellos estrictamente relacionados con el ejercicio de sus funciones u obligaciones contractuales.
5. Adoptar y aplicar las medidas de seguridad, protocolos y políticas institucionales necesarias para prevenir el acceso, uso, alteración, pérdida o divulgación no autorizada de la información por parte de terceros.
6. Abstenerse de suministrar o divulgar a terceros información de ciudadanos, servidores Públicos o contratistas que pueda vulnerar sus derechos fundamentales a la intimidad personal y familiar, al buen nombre y a la protección de sus datos personales.
7. Aplicar y observar las políticas, lineamientos y directrices institucionales en materia de seguridad digital, ciberseguridad y protección de la información.
Es importante advertir que el incumplimiento de las obligaciones de reserva, confidencialidad y protección de la información a la que se tenga acceso en ejercicio de funciones o actividades contractuales, cuando ello implique la vulneración de derechos fundamentales o genere perjuicios a la entidad pública o a terceros, podrá dar lugar a la configuración de faltas disciplinarias en los términos del artículo 55, numeral 1, de la Ley 1952 de 2019, modificada por la Ley 2094 de 2021, así como a la eventual configuración de conductas punibles previstas en los artículos 418 a 420 de la Ley 599 de 2000. En consecuencia, tales actuaciones podrán dar lugar al inicio de las acciones disciplinarias, contractuales y penales a que haya lugar por parte de las autoridades competentes, incluyendo la entidad, los organismos de control y la Fiscalía General de la Nación.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 16 de junio de 2026.
La Directora / Secretaria General,
Nhora Yhanet Mondragón Ortiz,
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.
