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CIRCULAR No. 03 DEL 2022
(noviembre 30)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES
| Para: | Coordinación Ejecutiva, Coordinadores, Servidores, Contratistas y Proveedores de la CRC |
| De: | Dirección Ejecutiva y Coordinación de Gestión Administrativa y Financiera |
| Referencia: | Cierre Financiero de la Vigencia 2022 |
Conforme a lo establecido en la Circular Externa N° 039 del 15 de noviembre de 2022, expedida por la administración del SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Coordinación de Gestión Administrativa y Financiera de la CRC informa los plazos a tener en cuenta para el cierre financiero de la vigencia 2022.
| ACTIVIDAD | FECHA | OBSERVACIONES |
| Radicación de cuentas para pagos de contratos de prestación de servicios profesionales o apoyo a la gestión. (Meses anteriores, noviembre y diciembre). | Hasta el 19 de diciembre de 2022. (3:00 p.m) | El trámite de pago se iniciará una vez se reciba en la oficina de Contabilidad la Certificación de Cumplimiento expedida por el supervisor del contrato. Se debe anexar: - Formato de cuenta de cobro, debida y correctamente diligenciada. (tener en cuenta las fechas del período a legalizar). - Planilla pagada de seguridad social del mes de noviembre o diciembre de 2022 (Según corresponda). Nota: Para los contratos suscritos en SECOP II, es obligatorio subir los soportes de la cuenta a la plataforma. Igualmente (si aplica) se requiere el cargue de la información correspondiente en el aplicativo Olimpia. Las cuentas radicadas con posterioridad a la fecha y hora establecida se constituirán en Cuentas por Pagar, y su desembolso se realizará a finales del mes de enero o febrero de 2023, de acuerdo con los cupos de PAC que apruebe la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional. |
| ACTIVIDAD | FECHA | OBSERVACIONES |
| Radicación de facturas para pago de contratos de Proveedores. | Hasta el 19 de diciembre de 2022. (3:00 p.m) | El trámite de pago se iniciará una vez se reciba en la oficina de Contabilidad la Certificación de Cumplimiento expedida por el supervisor del contrato. Se debe anexar: - Factura electrónica debida y correctamente diligenciada. - Certificación de cumplimiento en el pago de seguridad social y aportes parafiscales del mes de noviembre o diciembre de 2022, firmada por el Representante Legal o Revisor Fiscal. Nota: para los contratos suscritos en SECOP II, es obligatorio subir los soportes de la cuenta a la plataforma. Igualmente se requiere el cargue de la información correspondiente en el aplicativo Olimpia Las facturas radicadas con posterioridad a la fecha y hora establecida se constituirán en Cuentas por Pagar, para lo cual se deben tener en cuenta los criteros establecidos en el manual de presupuesto de la CRC, en la sección 4.2.5. Cuentas por pagar. Su desembolso se realizará a finales del mes de enero o febrero de 2023, de acuerdo con los cupos de PAC que apruebe la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional. |
| Entrega de Certificados de cumplimiento por parte de los supervisores para autorizar el pago en 2022. | Hasta el 20 de diciembre de 2022. (3:00 p.m) | Los supervisores de contratos deberán expedir la Certificación de Cumplimiento en debida y correcta forma, y enviarla por correo electrónico al equipo de Contabilidad, a más tardar en la fecha y hora establecida. Tenga en cuenta que el supervisor debe realizar las aprobaciones correspondientes en SECOP, Tienda Virtual y Olimpia, según corresponda, antes del envío de la certificación. Las cuentas de cobro y facturas que sean certificadas con posterioridad a la fecha y hora establecida se constituirán en Cuentas por Pagar, para lo cual se deben tener en cuenta los criterios establecidos en el manual de presupuesto de la CRC, en la sección 4.2.5. Cuentas por pagar. Su desembolso se realizará a finales del mes de enero o febrero de 2023, de acuerdo con los cupos de PAC que apruebe la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional. |
| ACTIVIDAD | FECHA | OBSERVACIONES |
| Cierre de la caja menor de Gastos Generales. | 21 de diciembre de 2022. | Los gastos asociados a la caja menor de gastos generales (bienes y servicios), se suspenderán a partir del 21 de diciembre de 2022 12:00m, en razón al cierre de la caja. |
| Reducción de compromisos presupuestales con saldo por ejecutar. | Hasta el 28 de diciembre de 2022. | Los supervisores de contratos deberán realizar seguimiento a las facturas pendientes de radicar por parte de los proveedores de los contratos a cargo, y realizar las gestiones respectivas para establecer y aprobar la reducción de los saldos no ejecutados en la vigencia 2022. Esto con el fin de evitar la constitución de vigencias expiradas. |
| La aprobación de reducción respectiva deberá ser enviada por correo electrónico al responsable de Presupuesto de la Coordinación de Gestión Administrativa y Financiera. | ||
| Constitución de reservas presupuestales. | Hasta el 29 de diciembre de 2022. | Conforme a lo estipulado en el Decreto 1068 de 2015, las reservas presupuestales son aquellas cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y por lo mismo se terminará de ejecutar y se pagarán en la siguiente vigencia. |
| Las reservas son el resultado de un hecho de fuerza mayor o caso fortuito que obliga a su constitución. | ||
| De ser necesario constituir una reserva presupuestal, ésta deberá contar con el aval del Director Ejecutivo y el Comité de Compras; adicionalmente, enviar por correo electrónico al responsable de Presupuesto de la Coordinación de Gestión Administrativa y Financiera, los siguientes documentos: - Memorando suscrito por el supervisor del contrato con la justificación del hecho de fuerza mayor o caso fortuito que obliga a su constitución, incluido aval del Director Ejecutivo. - Otrosí correspondiente a la prórroga del contrato, firmado por las partes en la plataforma Secop II. | ||
Rendición de información contable
| RESPONSABLE | INSUMO | PLAZO DE ENTREGA |
| Coordinación Asesoría Jurídica y Solución de Controversias | Informe de litigios y demandas a diciembre 31 de 2022. | 17 de enero de 2023. |
| Gestión Ambiental, Bienes y Servicios | ||
| Coordinación de Gestión Administrativa y Financiera | - Toma física de inventarios a 31 de diciembre de 2022. - Informe de gestión y resultado de la toma física de inventarios. | |
| Contribuciones - Archivos planos para registro de causaciones, pagos y actualizaciones de contribuciones a 31 de diciembre de 2022. - Informes de cartera e ingresos a 31 de diciembre de 2022. - Informe de depósitos judiciales a diciembre 31 de 2022. | ||
| - | Nómina Saldos consolidados por pagar por concepto de vacaciones, prima de vacaciones, prima de servicios, bonificaciones y bonificación especial de recreación a diciembre 31 de 2022. | |
Cordialmente;
PAOLA BOÑILLA CASTAÑO
Directora Ejecutiva CRC
DIANA GISSELA WILCHES TORRES
Coordinadora de Gestión Administrativa y Financiera
DERLY LILIANA VERA OSPINA
Profesional especializado con funciones de Contadora CRC
